Prvi korak koji korisnici potpore/ugovorene stranke/stručnjaci moraju poduzeti u slučaju da širenje koronavirusa COVID-19 sprječava provedbu projekta i ugovora jest obavijestiti Izvršnu agenciju EACEA slanjem e-maila odgovornom projektnom službeniku ili slanjem e-maila na namjensku adresu natječajnog poziva. U tekstu e-maila potrebno je opisati problem i njegov učinak na provedbu projekta.

U svakom slučaju primjenjivat će se navedene mjere fleksibilnosti:

Prihvatljivost troškova nastalih u tekućim projektima ili temeljem tekućih ugovora

Ako su pojedinci koji su trebali sudjelovati u aktivnostima mobilnosti, sastancima ili događajima, spriječeni da to provedu, primjerice zbog nedavnog bliskog kontakta s nekim tko je zaražen koronavirusom ili zbog boravka u područjima koja se smatraju visoko rizičnima, Izvršna agencija EACEA može smatrati prihvatljivima (pod uvjetom da ispunajvaju Opće uvjete o prihvatljivim troškovima definirane Ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava) troškove putovanja ili smještaja koje nije bilo moguće otkazati i za koje nije izvršen povrat sredstava iz drugih izvora, pri čemu korisnici potpore/ugovorene stranke/stručnjaci moraju podnijeti odgovarajuću popratnu dokumentaciju kojom to dokazuju (konkretno, da su tražili povrat sredstava koji je odbijen).

U slučaju da COVID-19 sprječava provedbu projekata ili ugovora

Ako je zbog koronavirusa COVID-19 spriječena provedba ugovora (npr. zbog nedostupnosti ključnih suradnika/zaposlenika, zbog nemogućnosti rada u području ugroženom virusom ili u bilo kojem drugom slučaju koji se može smatrati višom silom) Izvršna agencija EACEA može prihvatiti zamjenu drugim aktivnostima ili odgodu izvedbe. Da bi to bilo moguće provesti, korisnici potpore/ugovorene stranke/stručnjaci moraju uputiti opravdani zahtjev za izmjenom ugovora uključujući produžetak razdoblja njegove provedbe/izvedbe.

Dokumentacija

Korisnici potpore/ugovorene stranke/stručnjaci moraju prikupljati i čuvati svu odgovarajuću dokumentaciju koji bi mogla biti potrebna naknadno u svrhu dokazivanja/pravdanja bilo koje poduzete odluke s učinkom na provedbu projekta.

Izvornu obavijest EACEA-e možete pogledati OVDJE.